28 Oct 09 11 astuces pour augmenter sa productivité avec Gmail
Quand j’ai été invité à la Bêta de Gmail il y a maintenant 4 ans, j’étais habitué à utiliser Hotmail, que je trouvais déjà lent et peu pratique. Je suis tombé amoureux de Gmail ! J’ai depuis toujours essayé d’y faire passer mon entourage. J’essaye maintenant d’en faire la promotion à un public plus large :
Tout ce qu’il faut savoir pour faire de Gmail, le Webmail gratuit de Google, l’outil ultime de votre travail… et plus encore ! Car Gmail, c’est beaucoup, beaucoup plus qu’une boîte mail ! C’est aussi Facebook, Twitter…
Et cela peut se ressentir dans l’efficacité que l’on a, à la fois au travail et à la maison !
1. Sa disponibilité
Depuis n’importe quel ordinateur, partout dans le monde… j’accède à mes messages ! Imaginons un homme d’affaire itinérant dont l’ordinateur portable est volé, avec tout ses messages Outlook… c’est pour lui une perte d’argent et de temps énorme ! Et Gmail est une plateforme très fiable. A part une heure ou deux par an, on peut y accéder… anywhere, anytime.
2. Les mails… autrement
Gmail est ce que la boîte mail aurait toujours dû être. Diverses fonctionnalités permettent d’organiser sa boîte de réception, ses dossiers… très facilement !
· L’archivage des mails : J’en parle à tous ceux qui ne connaissent pas Gmail… quel plaisir d’avoir une boîte de réception où ne sont présents que les nouveaux messages et ceux auxquels on n’a pas encore répondu ! Mais les mails archivés ne sont bien entendus pas supprimés : il suffit de les rechercher…
· Tous les filtres permettent de « tagger » ses messages entrants automatiquement, de les archiver automatiquement…
· Les raccourcis clavier permettent de parcourir la boîte mail en quelques minutes
· Le bouton « Envoyer et archiver »
· Le top du top : La réunion des messages appartenant à la même conversation. Au lieu de voir dix messages différents parlant d’à peu près la même chose, ils sont tous affichés ensemble, ce qui permet un gain de temps énorme, proche dans certains cas de la collaboration en temps réel : Quand je suis en train de répondre à un message, si une autre personne répond avant moi, il m’en avertit ! Ce qui peut éviter de passer pour un con quelques fois !
· Et bien plus encore… des dizaines de petites technicités font de Gmail, à mon avis, le meilleur Webmail du marché.
3. L’espace de stockage : Enfin, ne jamais rien supprimer !
Quand Google a été créé, en Beta version, il offrait plus de 4 Go de stockage. Pendant ce temps, Hotmail et les autres en étaient restés à 100, 200 Mo… il ne leur a pas fallu longtemps pour réagir, mais Google a été le premier à offrir un tel espace de stockage… gratuitement ! A ce jour, cet espace de stockage est de… 7384 MB !!! Autant dire que je n’ai pas supprimé un seul message depuis 4 ans.
4. La taille des pièces jointes
A ce jour, je peux envoyer des fichiers pesant jusqu’à 25 Mo par mail. C’est bien au-delà de la concurrence. Avant, il fallait passer par un moyen dérivé, comme Easyupload, … encore une perte de temps évitée !
5. La réunion des boîtes mails : POP3, IMAP, Envoyer avec une autre adresse…
Sur une seule adresse Gmail, je reçois en réalité les mails envoyés à 5 de mes adresses : L’adresse de mon école, récupérée en Pop3, et diverses adresses personnelles. Pas besoin de passer continuellement d’onglet à onglet : tout arrive au même endroit ! Cerise sur le gâteau : quand j’envois un email, je peux choisir l’adresse de l’expéditeur (Moi) parmi toutes celles que j’ai enregistrées !
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